서울시가 앞으로 진행하는 모든 계약업무에서 '종이없는 행정'을 추진한다. 입찰 공고단계에서부터 계약금 지급 단계까지 종이 서류를 출력해 결재하던 것을 전면 전자화한다는 계획이다.
시 관계자는 23일 "도장 날인과 종이 문서로 출력·보관하는 현행 계약업무 관행을 전자문서 기반으로 전환해 조직문화와 일하는 방식을 개선하려는 것"이라며 "예산 절감은 물론 환경보호 등에 효과가 있을 것으로 기대한다"고 말했다.
앞서 시는 지난 1월 '종이 없는 회의'와 '종이 없는 보고'를 순차적으로 실시하겠다는 계획을 수립했다. 회의 자료는 시 클라우드 서비스 'S 드라이브'에 업로드해 스마트폰과 태블릿PC, 노트북 등으로 확인하고, 회의장 내 빔프로젝터 등을 통해 참석자가 자료를 볼 수 있게 하는 방식이다. 시장 주재 정례간부회의를 시작으로 실·본부·국 내로 확대 추진 중이다.
시는 그간 계약업무와 관련해 입찰공고와 계약체결 등 모든 진행단계에서 종이 문서에 기반해 결재를 진행해왔다. 이후 계약서류들은 문서고에 종이 형태로 보관했다. 실수 방지 등을 우려해 아날로그적인 업무방식을 선호해온 것이다.
하지만 이 같은 방식이 행정 효율을 떨어뜨리고 종이를 낭비한다는 지적이 나오자 시는 이미 구축된 시스템을 활용해 계약행정을 전자 방식으로 바꾸기로 했다. 실제로 지난해 시의 계약 처리 규모(본청·사업소)는 총 1만5123건이며, 금액으로는 2조6815억원에 이른다. 시에 따르면 계약 처리 및 대가 지급을 위해 필요한 종이 소요량은 1건당 평균 65매로, 지난해를 기준으로 계산해보면 무려 복사 용지 100만장에 달하는 수준이다.
시는 우선 계약체결 이전 단계의 경우 입찰 공고문은 시 행정포탈 내 업무관리시스템 및 조달청 나라장터에 동시에 보관하고, 개찰 및 적격심사 결과는 시 업무관리시스템에서 전자결재 방식으로 처리한다. 계약체결 후 계약서 및 계약 부속서류 역시 모두 전자결재로 바꾼다. 계약금 등 대가 지급을 위한 지출결의서도 그간 담당자와 회계를 총괄하는 분임재무관 등의 날인을 일일이 찍었는데 앞으로는 관련 파일을 시스템에 올려 지출하는 방식으로 전환한다.
시 관계자는 "그간 서류는 서류대로, 전자 방식으로 할 수 있는 업무는 또 별도로 처리했다"며 "앞으로는 수기 처리 계약업무를 시 업무관리시스템과 행안부 지방관리재정시스템 등에 일원화해 서류를 출력하고 날인해 보관하는 절차를 모두 없앨 것"이라고 설명했다. '종이없는 계약행정'은 지난 22일부터 시 재무과에서 시범운영을 시작했으며, 다음달 초 전 부서로 확대한다.
한편 서울시와 같이 도장 및 출력 등 수기 방식으로 계약업무를 처리하는 지방자치단체는 강원도와 제주도, 대전광역시 3곳이다. 대구와 광주광역시는 2020년 5월 이후 도장 날인을 생략하고, 구비서류는 출력 없이 전자파일로 보관하는 방식으로 전자결재화를 추진해왔다. 나머지 11개 시·도의 경우 도장은 전자서명으로 대체하고 관련 서류는 출력해 보관하는 방식으로 처리 중이다.