전남교육청이 본청 전 부서를 대상으로 '문서중앙화시스템'도입을 완료했다고 27일 밝혔다.
문서중앙화시스템은 직원 개인 PC 중심의 문서 관리 방식을 개선하고, 문서 통합 관리와 부서 간 협업 기반을 강화해 행정 업무의 효율성과 보안성을 높이기 위해 지난 2월부터 순차적으로 추진됐다.
문서중앙화시스템은 각종 업무자료를 직원 개인 PC가 아닌 중앙 저장소에서 통합 관리하는 방식이다. 주요 기능은 △중앙 저장소 기반 문서 통합 관리 △부서별 공유 폴더를 활용한 협업 기능 △문서 변경 이력 자동 저장 △폴더 단위 업무 인계 △사용자 권한 기반 열람 통제 △외부 반출 승인 절차 △랜섬웨어 등 이상 징후 발생 시 접근 차단 등이다.
직원들은 사무실은 물론 외부에서도 동일한 업무 환경에서 문서를 안전하게 활용할 수 있는 스마트오피스 기반을 이용할 수 있게 됐다. 이를 통해 장소에 구애받지 않는 유연한 업무 수행과 행정업무의 연속성이 한층 강화될 것으로 기대된다.
인증서 기반 접속과 사용자 권한 관리를 통해 문서 접근을 통제하고, 자료 외부 반출 시 승인 절차를 적용하는 등 문서 보안 관리 체계도 강화했다.
전남교육청은 앞으로도 언제 어디서나 업무 수행이 가능한 스마트오피스 기반 구축을 지속적으로 확대해 행정업무의 효율성과 직원 편의성을 높여 나갈 계획이다.
김영길 전남교육청 글로컬미래교육과장은 "문서중앙화시스템은 단순한 문서 저장 방식의 변화가 아니라 행정 업무의 효율성과 보안성을 함께 높이는 디지털 행정 기반이다"며 "직원들이 보다 안전하고 편리한 환경에서 업무를 처리할 수 있도록 현장 지원과 운영 체계를 지속적으로 강화해 나가겠다"고 말했다.