조직의 시스템에서 가장 먼저 생각해야 하는 것은 바로 '사람과의 연결'이다. 회사에 좋은 인재가 많고 그들이 가진 달란트가 아무리 탁월하다고 해도 조직의 시스템이 이를 받쳐주지 않으면 단 하나도 성과로 연결되지 않는다. 여기서 시스템이란 조직원들이 최고의 성과를 내도록 뒷받침하기 위한 최적화한 관리체계, 즉 서포트 시스템을 의미하는데 예를 들면 성과관리 시스템, 인사관리 시스템, 기타 다양한 전산시스템 등을 의미한다.
그렇다면 모든 시스템이 사람과 연결돼야 하는 이유는 무엇인가. 바로 '사람을 움직이게' 하기 위해서다. 가장 기본적인 전산시스템은 소위 직원들의 '개고생'을 막아준다. 전산으로 처리할 수 있는 간단한 일을 일일이 사람이 처리하느라 시간낭비, 인력낭비가 되는 경우를 얼마나 많이 봤나. 인사관리 역시 직원들의 시간과 노력을 효율적으로 만들어준다. 인사관리 속에는 다양한 것이 포함된다. 특히 성과에 따른 당근과 채찍(포상과 승진, 페널티 등)이 시스템으로 관리될 경우 누가 뭐라고 하지 않아도 스스로 알아서 자신의 성과를 관리하게 된다.
"인재는 만들어지는가, 태어나는 것인가." 이 질문에 답해보자. 조금 똑똑한 사장이라면 "만들어진다"고 대답은 할 수 있을 것이다. 그러나 진짜 똑똑한 사람이라면 그다음 질문에도 대답할 수 있어야 한다.
그렇다면 인재는 어떻게 만들어지는가. 답은 이미 이야기한 것처럼 '시스템'에 있다. 학습시스템 역시 잘 구축돼 있으면 인재는 저절로 만들어진다. 회사에 새로 들어온 인재가 조직의 문화에 잘 적응해 자신의 능력을 발휘하게 하는 것도 시스템, 아직 별로 갖춘 것이 없어 보이는 직원이 자신의 달란트를 찾고 유능한 인재로 거듭나는 것도 시스템이다. 즉, 인재의 능력을 끌어내는 것도 시스템이고 무능력자를 능력자로 만드는 것도 시스템이다.
그렇다면 시스템 경영을 하기 위해 CEO가 할 일은 무엇일까.
첫째, 모든 업무를 매뉴얼화하고 프로세스화해서 시스템 경영의 기반을 구축한다. 둘째, 모든 업무에 '핵심관리지표'(CCP)를 만들어서 관리한다. 셋째, 모든 업무에 R&R(역할과 책임) 시스템을 재정립해 책임과 권한을 명확히 한다.
모든 업무엔 '핵심관리지표'라는 게 필요하다. 조직에서 가장 중요한 포인트들을 오류 없이 관리하기 위해 지표를 정하고 관리하는 것이다. 매출, 수익, 반품, 원가관리, 회계, 마감, 세금 등이 여기에 해당한다. 중소기업은 대부분 담당 직원들이 이를 맡아서 관리하고 사장이 이 직원들을 통해 보고를 받거나 관리를 하는데 시스템 경영은 이 모든 것을 데이터화해 시스템적으로 매일 확인하게 하는 것을 의미한다.
이런 시스템의 가장 핵심은 바로 '사장이 일하기 쉽게 만드는' 데 있다. 모든 게 프로세스화하면 조직은 단단해질 수밖에 없고 크든 작든 절대 놓치는 일이 없어진다. 또 임원에서 사원까지 모든 직원이 어느 정도 긴장된 상태로 일하면서 회사 내 사각지대가 없도록 체계를 갖춘다. 특히 임원은 디테일에 강해진다. 어떤 일을 누가, 언제까지, 어떻게 완료할지 상시점검하고 보고받고 문제가 있으면 해결책을 궁리해야 하므로 '적당히' 넘어가는 일이란 존재하지 않게 된다.
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조직을 살아 있게 만드는 방법은 "우리 회사의 목표는 무엇이며, 이것을 반드시 달성하자. 열심히 하자! 하면 된다!"고 외치는 구호가 아니다. 구호를 백날 외쳐도 '어떻게 달성할 수 있는가'에 대한 방법이 구축되지 않으면 절대 그 목표는 이뤄지지 않는다. 살아 있는 조직은 조직원 한 명 한 명이 늘 긴장된 상태로 매일 아침 출근해서 외친 구호를 시스템 속에서 실행한다. 조직에 딱 맞는 시스템은 조직원들의 달란트를 끌어내고 성장시킨다. 아침에 눈을 뜨면 자동으로 양치질을 하고 세수를 하는 것처럼 일일이 시키지 않아도 어느 순간 모든 일이 자동으로 이뤄진다. 필자는 하림에 있을 당시 그 과정을 생생히 지켜봤고, 시스템이 얼마나 사람들을 성장시키는지 몸소 경험했다.